POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL

PROPIEDAD HORIZONTAL

CONTENIDO

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE.
ALCANCE.
MARCO LEGAL.
DEFINICIONES.
PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.
AVISO DE PRIVACIDAD.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO.
ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN AL TITULAR.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN AL TITULAR.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO POR BASE DE DATOS.
VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS.
DATOS SENSIBLES.
DATOS DE MENORES DE EDAD.
GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES.
TRATAMIENTO DE DATOS EN ENTORNOS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD.
RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA.
INFRACCIONES Y SANCIONES.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA.
VIGENCIA.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades y objeto social, garantiza la adecuada gestión, protección y uso de la información bajo su custodia y tratamiento. Para ello, pone a su disposición los siguientes canales de atención:

Razón social: CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL
NIT: 900032476-4
Domicilio: Avenida Calle 134 No. 55-32, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: (601) 643 4737
Página web: paseosanrafael.com
Correo electrónico para protección de datos personales: protedatos@paseosanrafael.com
Área responsable: Dirección de Mercadeo

2. ALCANCE

La presente Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por el Centro Comercial, cualquiera sea el medio. Comprende propietarios, locatarios, arrendatarios, ocupantes, clientes, visitantes, trabajadores, exempleados, candidatos, contratistas, subcontratistas, proveedores, Consejo de Administración, comités, personas autorizadas para ingresar y demás personas cuyos datos sean tratados.

Esta Política aplica al Tratamiento realizado en el territorio colombiano o cuando la ley colombiana resulte aplicable en virtud de normas y tratados internacionales. No aplica a bases de datos de uso exclusivamente personal o doméstico ni a las demás excepciones del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012. La información de personas jurídicas no constituye dato personal; sí lo son los datos de sus representantes, socios, empleados y contactos.

3. MARCO LEGAL

A continuación, se presentan, a título enunciativo, las principales normas que regulan y amparan la protección de datos personales en el régimen de propiedad horizontal en Colombia:

Constitución Política de Colombia 1991. Artículos 15 y 20. Derecho fundamental de acceso a la información y libertad de expresión.
Ley 675 de 2001 “Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”.
Ley 1266 de 2008 Habeas Data – Manejo de la información contenida en bases de datos personales.
Ley 1581 de 2012 Estatutaria, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley 2300 de 2023 “Por medio de la cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los Consumidores”
Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Decreto 886 de 2014 Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
Decreto 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, Capítulo 25 y reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Decreto 090 de 2018. “Se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015”.
Circular Externa No. 01 del 16 de enero de 2019 de la Superintendencia de Industria y Comercio, “Obligación de registro de bases de datos”.
Guía de la Superintendencia de Industria y Comercio para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability).
Guía para el Tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Circular Externa 003 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio, relacionada con medidas de responsabilidad demostrada y gestión de incidentes de seguridad.
Guía de Videovigilancia expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. DEFINICIONES

Con el objetivo de dar mayor claridad sobre los conceptos y determinaciones de la presente Política, se muestra a nuestros usuarios definiciones de ley consignadas en los artículos 3, 5 y 26 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015:

Anonimización: Procedimiento técnico mediante el cual un dato personal es transformado de forma irreversible para impedir la identificación directa o indirecta de su Titular, de manera que la información resultante deja de tener la naturaleza de dato personal y no puede asociarse nuevamente a una persona natural identificada o identificable utilizando medios razonablemente disponibles.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
Autorizado: Es el Centro Comercial y todas las personas bajo la responsabilidad de este, tales como los empleados, o terceros, que por virtud de la autorización del Titular tienen legitimidad para tratar los datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Biometría: Conjunto de datos personales obtenidos a partir de características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona natural, tales como huellas dactilares, reconocimiento facial, iris, retina, geometría de la mano, voz u otros atributos biométricos que permitan confirmar su identificación o autenticación. Cuando estos datos permitan identificar de manera única a una persona, tendrán la naturaleza de datos sensibles y su tratamiento estará sujeto a las restricciones previstas en la ley.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales: Procedimiento preventivo mediante el cual el responsable del tratamiento identifica, analiza y evalúa los riesgos que un proyecto, proceso, tecnología o actividad puede generar sobre los derechos y libertades de los titulares de los datos personales, con el fin de establecer medidas de mitigación que garanticen el cumplimiento del régimen de protección de datos personales y del principio de responsabilidad demostrada (Accountability).
Gestión del Riesgo en Protección de Datos Personales: Proceso continuo de identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y revisión de los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, con el propósito de prevenir afectaciones a los derechos de los titulares y garantizar el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Incidente de seguridad: Evento real o potencial que compromete o pueda comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o autenticidad de los datos personales o de los sistemas de información que los contienen, incluyendo accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción, divulgación, robo, uso indebido o cualquier otra circunstancia que afecte la seguridad de la información.
Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y habeas data.
Responsabilidad Demostrada (Accountability): Deber del Responsable de implementar, en su política, principios y procedimientos, las medidas efectivas y apropiadas para la aplicación de la Ley, así como demostrar que tales medidas se cumplen.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Riesgo: Posibilidad de que una amenaza aproveche una vulnerabilidad y genere un impacto negativo sobre los datos personales, afectando su confidencialidad, integridad, disponibilidad o autenticidad, así como los derechos fundamentales de los titulares o el cumplimiento de las obligaciones legales del responsable del tratamiento.
Seudonimización: Procedimiento mediante el cual los datos personales son tratados de forma que ya no puedan atribuirse a un Titular específico sin utilizar información adicional, la cual deberá conservarse por separado y estar protegida mediante medidas técnicas y organizativas que impidan la identificación no autorizada del Titular.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
Videovigilancia: Actividad consistente en la captación, grabación, transmisión, almacenamiento o tratamiento de imágenes y, cuando corresponda, audio, mediante sistemas tecnológicos instalados con fines legítimos de seguridad, control de acceso, protección de personas, bienes e instalaciones, prevención de incidentes y apoyo a las autoridades competentes, respetando en todo momento los principios de necesidad, proporcionalidad, finalidad, transparencia y circulación restringida establecidos en la normatividad sobre protección de datos personales.
Violación de datos personales: Incidente de seguridad que ocasiona la destrucción, pérdida, alteración, divulgación, acceso, transmisión o tratamiento no autorizado o ilícito de datos personales almacenados, transmitidos o tratados por el responsable o encargado del tratamiento, generando un riesgo o afectación para los derechos y libertades de los titulares.

5.PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En todo tratamiento de datos personales que realice el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL se aplicarán, los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:

Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL, se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente Política.
Principio de libertad: El tratamiento de datos personales realizado por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL se efectuará con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular cuando este sea legalmente exigible, o con fundamento en las demás habilitaciones previstas en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen o modifiquen. En ningún caso se recolectarán o tratarán datos personales mediante medios fraudulentos, desleales o contrarios a la normatividad aplicable.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL garantiza que el Titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo con los procedimientos descritos en la presente Política.
Principio de acceso y circulación restringida: El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable se realiza por personas autorizadas por el Titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
Principio de seguridad: El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la pérdida y la consulta no autorizada o no deseada.
Principio de confidencialidad: El tratamiento dado a los datos personales por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política.
Principio de Finalidad: El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL trata los datos personales obedeciendo a finalidades concretas, lícitas, explícitas y legítimas, las cuales son comunicadas al Titular de los datos de forma clara antes de su recolección.
Principio de Proporcionalidad: El tratamiento de los datos personales deberá ser adecuado, razonable y proporcional a las finalidades legítimas que lo justifican. En consecuencia, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL realizará los tratamientos que resulten indispensables para alcanzar dichas finalidades sin afectar a los titulares.
Principio de Temporalidad: El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL conserva la información personal solo durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir la finalidad con la que fue recolectada. Una vez que el propósito ha finalizado, los datos son suprimidos o bloqueados, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija su conservación por un tiempo adicional.

6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL internamente realizará el tratamiento de datos personales conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, aplicando todos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y los previstos en esta Política, los cuales serán tratados únicamente para finalidades específicas, explícitas e informadas al Titular. La recolección se limitará a la información estrictamente necesaria y se realizará previa autorización del Titular cuando sea requerida, la cual deberá ser verificable en cualquier momento. El tratamiento se realizará diferenciando entre:

Finalidades necesarias, relacionadas con el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y de seguridad.
Finalidades que requieren autorización expresa, previa e independiente, cuya negativa no afecta el acceso al servicio principal: tales como actividades de mercadeo, envío de información comercial, segmentación y compartición con terceros, las cuales requieren autorización expresa e independiente del Titular.

El acceso a los datos personales estará restringido al personal autorizado y a terceros Encargados que cuenten con acuerdos contractuales que garanticen la protección de la información. El tratamiento de datos sensibles y de menores de edad se realizará de forma excepcional, con autorización explícita y en cumplimiento de las condiciones legales aplicables. La información podrá ser transmitida o transferida a terceros únicamente cuando exista autorización del Titular o habilitación legal, garantizando niveles adecuados de protección. Los datos personales serán conservados únicamente por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales, y posteriormente serán eliminados de forma segura.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, y debe quedar en todo caso disponible para consulta posterior. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

La autorización podrá obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular; el silencio nunca constituye autorización. El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL conservará prueba de la autorización (formato, registro electrónico, grabación o aceptación en plataforma) mientras dure el Tratamiento y los plazos determinados en la presente Política. Las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 no relevan al Centro Comercial del cumplimiento de los principios, deberes y demás disposiciones. El Tratamiento de finalidades opcionales requerirá autorización separada, no agrupada con términos y condiciones generales.

8. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es la comunicación mediante la cual el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL informa al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, las finalidades aplicables y los mecanismos para el ejercicio de sus derechos. Este aviso se pone a disposición del Titular de manera previa o concurrente a la recolección de sus datos, a través de medios físicos, electrónicos o digitales, y contiene como base:

Identificación y datos de contacto del Responsable.
Finalidades específicas del tratamiento, diferenciando las opcionales cuando aplique.
Derechos del Titular.
Canales para la atención de consultas y reclamos.
Indicación de dónde consultar esta Política completa.

Cuando no sea posible poner a disposición esta Política en el momento de la recolección, el Aviso de Privacidad garantizará el acceso oportuno a ella.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe la autorización.
Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez por mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de la Política. Si las consultas superan ese límite, solo podrá cobrarse el costo de envío y reproducción.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la SIC así lo determine. La revocatoria y la supresión no proceden cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Presentar quejas ante la SIC por infracciones, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante el Centro Comercial.
Como garantía adicional que el Centro Comercial asume voluntariamente, solicitar intervención humana frente a decisiones adoptadas exclusivamente de forma automatizada que les afecten significativamente.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL, como Responsable, cumplirá los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en particular:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el ejercicio pleno del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización.
Informar la finalidad y los derechos que asisten al Titular.
Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar y rectificar la información, comunicando oportunamente las novedades al Encargado.
Suministrar al Encargado solo datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al Encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
Tramitar consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando un dato esté en discusión por el Titular.
Informar al Titular, a solicitud suya, sobre el uso de sus datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones de los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN AL TITULAR

La Dirección de Mercadeo del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL tiene a su cargo el desarrollo, implementación, capacitación y observancia del tratamiento de datos personales, y es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y/o reclamos en ejercicio de los derechos del Titular, a través de los siguientes canales:

Correo: protedatos@paseosanrafael.com
Dirección: Avenida Calle 134 No. 55-32, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 643 4737
Web: paseosanrafael.com

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN AL TITULAR

Para el ejercicio de sus derechos, las solicitudes deberán contener como mínimo:

Nombre completo del Titular.
Documento de identidad y, en caso de actuar mediante representante, el respectivo soporte de representación.
Descripción clara de los hechos y de la solicitud (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria).
Dirección de notificación (física o electrónica).
Documentos que soporten la solicitud, cuando sea necesario.

El Titular podrá presentar sus solicitudes mediante comunicación escrita, correo electrónico, los medios electrónicos habilitados por la Copropiedad, o cualquier otro canal dispuesto por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL para tal fin.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Cuando el Titular considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta un presunto incumplimiento de la normativa aplicable, podrá presentar un reclamo. Si este se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo. Los reclamos completos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

13. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO POR BASE DE DATOS

Los datos personales recolectados por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL serán tratados para las finalidades descritas en esta Política, las cuales son informadas al Titular de manera previa, expresa e inequívoca. Las finalidades se clasifican, según la base de datos, de la siguiente manera:

BASE DE DATOS DE CLIENTES: Posee datos personales de las personas naturales que han adquirido productos y/o servicios al interior de CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL y de quienes voluntariamente han suministrado sus datos personales porque desean o requieren tener contacto con la Copropiedad. Finalidades: (I) establecer canales de comunicación con los Titulares para prestar servicios óptimos, cumplir obligaciones contraídas, fines administrativos, comerciales, de mercadeo y contacto; (II) evaluar la calidad de los servicios prestados y productos adquiridos; (III) ejecutar actividades de mercadeo, publicidad y demás programas y eventos organizados al interior del Centro Comercial; (IV) enviar información comercial, promocional, novedades y/o noticias por correo electrónico, SMS, aplicaciones móviles, llamadas telefónicas u otros medios de contacto; (V) compartir datos personales con aliados comerciales del Centro Comercial y/o sus afiliados previa autorización del Titular; (VI) realizar análisis de las preferencias, gustos y perfilamiento de los clientes en aspectos demográficos y hábitos de consumo; (VII) enviar felicitaciones por fechas especiales, comunicar sorteos, rifas, concursos, invitaciones a actividades lúdicas o de entretenimiento, elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo; (VIII) Tramitar PQRS y ejercicio de derechos, para gestionar y responder solicitudes y conservar evidencia de cumplimiento. (IX) Administrar la participación, la entrega de premios y las obligaciones legales de cada actividad, según sus términos y condiciones.(X) Cualquier finalidad adicional requerirá información previa al Titular y su autorización específica.

BASE DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES: Tiene datos personales de personas naturales o jurídicas con vínculo contractual y/o comercial adquirido por productos y/o servicios al interior del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL, como proveedores, contratistas y/o promotores de entretenimiento público. Finalidades: (I) realizar los registros respectivos para pagos por servicios y bienes adquiridos; (II) realizar el levantamiento de registros contables; (III) efectuar la gestión de facturación; (IV) adoptar medidas de prevención de actividades ilícitas, incluyendo lavado de activos y financiación del terrorismo; (V) circular datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos del Centro Comercial previa autorización del Titular; (VI) Cualquier finalidad adicional requerirá información previa al Titular y su autorización específica.

BASE DE DATOS DE EMPLEADOS, EXEMPLEADOS Y/O PRESTADORES DE SERVICIO: Posee datos personales de personas naturales vinculadas o que hayan estado vinculadas laboralmente, mediante prestación de servicios temporales o tercerizados, o como pensionados del Centro Comercial y sus sobrevivientes, así como de candidatos en procesos de selección. Finalidades: (I) cumplir disposiciones legales y reglamentarias en materia laboral, contractual y/o tributaria; (II) desarrollar el proceso de vinculación laboral y/o de prestación de servicios, su ejecución y terminación; (III) gestionar el pago de nómina y aportes al sistema de seguridad social y pensiones; (IV) registrar y controlar el personal; (V) dar cumplimiento a la relación contractual; (VI) cumplir instrucciones de autoridades judiciales y/o administrativas competentes; (VII) implementar programas y actividades orientadas al bienestar y desarrollo del talento humano; (VIII) compartir datos con empresas filiales, vinculadas, aliadas o subordinadas y/o terceros colaboradores, con fines de capacitación y desarrollo; (IX) consultar información crediticia/financiera y reportar ante centrales de riesgo, cuando aplique; (X) Cualquier finalidad adicional requerirá información previa al Titular y su autorización específica.

BASE DE DATOS DE PROPIETARIOS, ARRENDATARIOS, ARRENDADORES Y MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: Contiene datos personales de quienes hacen parte del desarrollo de las actividades de la Copropiedad y de la destinación de los bienes de dominio particular que conforman el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL . Finalidades: (I) crear canales de comunicación con los Titulares para el acatamiento normativo de las leyes que rigen la Copropiedad; (II) cumplir obligaciones derivadas de la calidad de propietario, arrendador, arrendatario o miembro del Consejo de Administración; (III) citar a asambleas, consejos de administración y comités, de manera presencial y/o mediante mecanismos digitales de validez jurídica; (IV) enviar circulares, manual de vitrinismo, manual de convivencia, boletines informativos, entre otros; (V) enviar cuentas de cobro y facturas; (VI) adoptar medidas para el ingreso de trabajadores y prestadores de servicios a locales, zonas comunes y demás áreas; (VII) Cualquier finalidad adicional requerirá información previa al Titular y su autorización específica.

BASE DE DATOS DE SEGURIDAD: Contiene datos personales de las personas naturales que visitan las instalaciones del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL, cuya finalidad requiere monitorear, recopilar, almacenar, utilizar y transmitir imágenes, videos y datos biométricos relacionados con la seguridad, protección de la integridad, intereses y control de acceso de los Titulares. Finalidades: (I) permitir el ingreso a las instalaciones de la Copropiedad; (II) promover la seguridad de todas las personas y bienes; (III) desarrollar de forma óptima los temas de seguridad y salud en el trabajo; (IV) compartir datos personales con las autoridades estatales, la policía y la empresa que presta los servicios de seguridad privada de la Copropiedad; (V) otras actividades inherentes al cuidado y protección de la integridad física de los Titulares, bienes y activos del Centro Comercial. (VI) Cualquier finalidad adicional requerirá información previa al Titular y su autorización específica.

14. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales tratados por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables y administrativas. En particular:

Clientes y usuarios: durante la relación comercial y hasta por cinco (5) años adicionales para fines administrativos, legales y de control.
Proveedores y contratistas: durante la vigencia de la relación contractual y hasta por diez (10) años posteriores a su terminación.
Empleados y exempleados: durante la relación laboral y por el tiempo exigido por la legislación laboral y de seguridad social aplicable.
Videovigilancia: por un periodo máximo de treinta (30) días, salvo que la información sea requerida como prueba en procesos judiciales o administrativos.
Bases de datos con fines de mercadeo: hasta tanto el Titular revoque la autorización o solicite la supresión de sus datos.

Cumplidas las finalidades del tratamiento y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos personales serán eliminados o anonimizados de manera segura. El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL realizará revisiones periódicas sobre la vigencia de la información almacenada, con el fin de asegurar que esta no sea conservada por un tiempo superior al necesario.

15. DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles por parte del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL se realizará de manera excepcional, limitada a las finalidades que resulten necesarias, pertinentes y legítimas, y bajo medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos cuando permitan identificar de manera única a una persona.

El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a suministrarlos, salvo que exista una habilitación legal que disponga lo contrario. Cuando la autorización sea legalmente exigible, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL informará de manera previa, expresa e inequívoca el carácter facultativo de su suministro y la finalidad específica para la cual serán tratados.

El tratamiento de datos sensibles se limitará a lo estrictamente necesario para alcanzar la finalidad informada y se efectuará bajo condiciones reforzadas de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y circulación controlada.

16. DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará de forma excepcional, garantizando en todo momento el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales. El suministro de estos datos es facultativo y requiere la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales. El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL se limitará a recolectar únicamente los datos estrictamente necesarios para la finalidad informada.

17. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL capta y utiliza imágenes, fotografías, grabaciones de video y/o audio de copropietarios, locatarios, empleados, clientes, proveedores y asistentes a eventos, conforme a las finalidades previamente informadas al Titular, limitadas a fines institucionales, informativos, de seguridad y de divulgación de actividades propias del Centro Comercial. Cuando el tratamiento de imágenes, voz o material audiovisual corresponda a fines publicitarios, promocionales o de difusión ampliada, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL contará con la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Las instalaciones cuentan con cámaras de seguridad cuya finalidad es el control de acceso, la protección de personas y bienes, el apoyo a la gestión administrativa, de seguridad y salud en el trabajo. La existencia de sistemas de videovigilancia se informa mediante avisos visibles en las zonas de captación. Las grabaciones se tratan bajo condiciones de acceso restringido, se conservan únicamente por el tiempo necesario para las finalidades de seguridad y control, y su suministro a terceros se realiza exclusivamente a autoridades competentes o por requerimiento legal.

18. TRATAMIENTO DE DATOS EN ENTORNOS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

En caso de que el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL implemente herramientas de inteligencia artificial para seguridad, analítica de visitantes o segmentación, se garantiza:

Transparencia: se informará claramente a los Titulares sobre el uso de algoritmos en el tratamiento de su información.
Intervención humana: el Titular tiene derecho a solicitar una revisión humana o impugnar decisiones adoptadas exclusivamente por sistemas automatizados que produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.
Ética y no discriminación: el tratamiento se realizará bajo condiciones que eviten sesgos o usos indebidos que vulneren la dignidad o los derechos fundamentales del Titular.

Previo a la implementación de herramientas de inteligencia artificial que impliquen tratamiento de datos personales, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL realizará evaluaciones de impacto en la protección de datos, con el fin de identificar, analizar y mitigar riesgos asociados, especialmente cuando se involucren datos sensibles o procesos de segmentación.

19. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Cuando el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL realice transferencias o transmisiones internacionales de datos personales, observará las condiciones, requisitos y restricciones establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las demás normas asociadas, las instrucciones y los lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, por consiguiente:

Se entenderá por transferencia internacional el envío de datos personales a un receptor que actúe como Responsable del Tratamiento y se encuentre ubicado dentro o fuera de Colombia.
Se entenderá por transmisión internacional la comunicación de datos personales a un Encargado ubicado dentro o fuera de Colombia, cuando este realice el tratamiento por cuenta del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL.

En ambos casos, el Centro Comercial verificará las condiciones jurídicas aplicables al país de destino, la naturaleza del receptor y la existencia de las garantías, contratos, autorizaciones, excepciones o mecanismos que legalmente resulten exigibles. Cuando intervengan Encargados ubicados fuera de Colombia, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL establecerá contractualmente las condiciones de tratamiento, seguridad, confidencialidad, finalidad, conservación y demás obligaciones aplicables, de conformidad con la normativa vigente.

En ningún caso una transferencia o transmisión internacional podrá realizarse desconociendo los derechos de los titulares, los principios de protección de datos personales o las restricciones establecidas por la legislación colombiana.

20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento del principio de seguridad consagrado en el artículo 4, literal g), de la Ley 1581 de 2012. Estas medidas están desarrolladas en detalle en Procedimientos para el Tratamiento y Protección de Datos Personales, de carácter interno.

21. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Todo trabajador, contratista o Encargado del Tratamiento que conozca o detecte un incidente de seguridad que pueda comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o seguridad de los datos personales deberá reportarlo inmediatamente al responsable interno designado por el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL para la gestión de protección de datos personales y seguridad de la información, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos.

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL evaluará cada incidente para determinar su naturaleza, alcance, datos comprometidos, posibles afectaciones y medidas de contención, corrección y prevención.

Cuando resulte legalmente exigible, el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL reportará los incidentes de seguridad a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro del término aplicable y mediante el mecanismo dispuesto por dicha entidad. Cuando las circunstancias del incidente puedan afectar los derechos de los titulares, se evaluará la necesidad y oportunidad de informarles, de conformidad con la normativa aplicable.

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL mantendrá un registro de los incidentes de seguridad que permita documentar, como mínimo, la fecha de detección, naturaleza del incidente, datos comprometidos, medidas adoptadas, responsables de la gestión y fecha de cierre.

22. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

El CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL implementará mecanismos verificables de cumplimiento, entre ellos inventario de bases y tratamientos, registros de autorizaciones, matrices de riesgos y conservación, contratos con Encargados, evidencias de capacitación, auditorías, gestión documentada de incidentes, trazabilidad de consultas, reclamos y revisiones periódicas.

La existencia de esta Política no sustituye los procedimientos, contratos, avisos, autorizaciones, controles y evidencias que deban implementarse en la operación.

23. INFRACCIONES Y SANCIONES

El incumplimiento de las disposiciones en materia de protección de datos personales dará lugar a las sanciones previstas en la Ley 1581 de 2012, impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control. El incumplimiento puede dar lugar a las sanciones del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, impuestas por la SIC: multas de carácter personal e institucional hasta de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes; suspensión de actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por seis (6) meses; cierre temporal de operaciones, y cierre inmediato y definitivo cuando se trate de datos sensibles.

24. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 090 de 2018 (que modificó el Decreto 1074 de 2015), el CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL efectuará el registro y la actualización de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el momento en que resulte legalmente aplicable.

25. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento en función de cambios normativos, operativos o en el tratamiento de datos personales. Toda modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares a través de los canales dispuestos, y la versión vigente estará siempre disponible en la oficina de Administración o en la página web del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL .

26. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir del 07 de octubre de 2026, fecha de su actualización, aprobación y publicación, dejando sin efectos las versiones anteriores. Esta política complementa los procedimientos e instructivos internos de protección de datos del CENTRO COMERCIAL PASEO SAN RAFAEL PROPIEDAD HORIZONTAL, en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes o que las modifiquen.

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